江苏润扬大桥发展有限责任公司

档案管理制度汇编

江苏润扬大桥发展有限责任公司综合档案室

二0一四年七月

档案管理制度汇编目录

1.档案归档制度

2.档案保密制度

3.档案工作统计与汇报制度

4.档案资料借阅制度

5.档案鉴定与销毁制度

6.档案保管制度

7.档案库房管理制度

8.档案工作岗位责任制

9.阅档室制度

10.档案利用制度

档 案 归 档 制 度

一、归档范围：凡是反映本公司工作活动，具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。

二、归档时间：文书档案应在第二年的六月底前整理完毕并上架；并归档；会计档案由会计部门保存一年后向档案室移交归档；其他档案和基建档案应在单项基建项目结束后即归档。本公司干部因公外出参观学习、考察和参加各种会议，带回的文件材料属于归档范围的，应及时交文档人员归档。

三、归档要求：案卷质量总的要求是遵循文件材料形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。

档 案 保 密 制 度

一、做到“三落实”，即领导落实、组织落实、人员落实；“四不”，即对机关文件材料不积压、不错漏、不遗失、不泄密。“四及时”，即对公司文件材料及时登记、及时传阅、及时催（承）办、及时归卷。文件的收、发均要经过登记、编号方可运转，文件应在办公室内阅办、由专人传递，在阅办中不得横传、擅自截留，人离开不得将文件留在桌子上。

二、因工作需要外出工作必须携带机密文件资料的，必须经处领导批准同意方可借出，并做到严加保密保管，文件不离人，返回后立即归还。

三、不带机密文件到公共场所或探亲访友，不在家属、亲友、熟人面前谈论涉及国家机关秘密问题，不在私人通信、电话中涉及秘密。

四、非档案工作人员未经许可，不得进入档案库房随意翻阅，不准在档案室周围存放易燃易爆危险品。

五、印章和档案室的钥匙由专人妥善保管，未经领导批准，不得擅自移交他人。档案室内的各种钥匙，不得带出室内。每天上下班时应对档案库房、阅档室的门窗、箱柜、灯火、电器设备进行检查，发现问题，及时报告处理。

六、档案库房达到坚固、防尘、防光、防潮、防鼠、防虫、防盗的要求，严禁在室内吸烟，杜绝火源，配备必要的消防器材，并定期检查其有效性。

档案工作统计与汇报制度

一、根据上级规定和通知准确填写档案统计报表。

二、平时注意积累档案统计数据，建立各类档案统计台帐。

三、要求统计数据记录如实及时，确保上报数据真实、准确、无误。

四、在日常工作中遇到问题和困难及时请示汇报，尽快得到解决，以保证档案的查阅和利用。

五、年初制定档案工作计划，半年写小结，年终做好总结，确保档案工作的顺利开展。

档案资料借阅制度

一、档案工作人员应熟悉档案室藏情况，积极主动做好提供利用工作。

二、查阅时必须保持安静，不得吸烟、不得在档案上划线涂改，不得拆散档案。

三、凡到档案室查阅档案，必须办理登记手续，原则上要在阅档室阅览，如特殊情况，需要将档案借出库房的必须办理借阅手续，并按期归还。文件借阅的时间一般不超过三天，档案借出时间一般在五天之内，过期应办理续借手续。归还时应当面清点，逐步、逐项检查，并及时注销借阅手续。外单位人员查阅，必须持单位证明，经领导同意后方可查阅。

四、凡摘抄、复制（印）的档案，须经档案人员审核，无误后加盖印章。

五、做好档案利用效果反馈工作，利用者查阅档案后，如实填写《档案利用效果登记表》。

档案鉴定与销毁制度

一、成立档案鉴定小组。小组由公司总经理、分管领导、综合部经理及各部门负责人组成，负责对超过保管期限的档案进行鉴定、审查和报批。

二、鉴定工作要严格按保照档案的保管期限进行，定期对到期的档案进行鉴定，正确判断档案的价值，准确判定档案的存毁。

三、销毁失去保存价值的档案文件，必须造具清册并经领导批准方能销毁，并要有二人监销，坚持化尽方能离开。监销人要在清册上签字，以示负责。

档案保管制度

一、配置符合要求的档案专用库房和标准的档案装具。档案柜橱和置于柜橱内的档案均应排列整齐，按从左到右，从上至下顺序排列编号存入，做到存放有序，整齐美观，便于查找，力争使档案管理工作达到科学化、规范化、标准化要求。

二、采取机械或自然通风手段调节库房温湿度，保持室内温度在12—24度、湿度在50—60%之间，并定时记录。

三、定期对档案保管情况进行全面仔细检查，对破损、褪色的档案要进行复制或采用其他技术修复，以保证档案的安全、完好。

四、档案的交接必须登记造册，严格签字手续。

档案库房管理制度

一、档案室应做到档案库房、档案人员办公室、阅档室“三分开”。

二、档案库房的门窗必须坚固，经常打扫，做到无灰尘、无蜘蛛网、不杂乱，保持清洁整齐、有序。

三、档案库房必须安装必要的通风、恒温设备，使房屋内的温度、湿度适宜，定时做好温、湿度记录，温度控制在14℃-24℃之间，相对湿度控制在内45-60%之间。避免发生档案的霉烂现象。

四、防火：库房内不得吸烟，设置一定数量的灭火器，以便紧急情况时使用。

五、防潮：库房不潮湿，要经常保持干燥。

六、防晒：夏季高温时，库房必须挂窗帘，以防档案曝晒损坏。

七、防鼠虫：为了防止老鼠，不在室内存放食物，在档案橱内投入一定数量的樟脑丸、精之类的物品，以防虫蛀。

八、防盗：工作人员下班离开档案室时，必须关好门窗。

九、存放档案必须有专用柜、架，排架方法要科学和便于查找，统一编号，并绘制档案存放示意图。

十、清查核对工作，做到帐物相符。发现缺损、虫等问题及时汇报领导，采取措施及时处理。

十一、档案库房管理人员应认真学习档案保护技术和有关规定，不断改进和完善档案保护工作。

十二、若因库房保持不善而发生档案损坏、缺损等事故，要追究有关部门人员的责任。

档案工作岗位责任制

一、分管领导职责

1.认真学习、贯彻、落实《档案法》、《档案法实施办法》以及上级有关档案工作的规定要求，把档案工作列入本单位和下属各部门工作计划内，实行目标管理与岗位责任制结合，建立健全各项档案管理制度。

2.定期主持召开档案工作会议，听取汇报，研究布置工作，切实解决实际问题，不断提高档案管理水平。

3.每季度检查一次各职能部门档案管理制度执行情况，严肃纪律，对执行好的部门和个人给予表扬和奖励，对违反或不遵守档案管理制度的部门和个人，进行批评教育。

二、档案室主任职责

1.负责组织档案人员学习，不断提高思想政治水平和业务能力。

2.制订各项计划、制度并督促贯彻执行，组织实施档案鉴定工作。

3.督促、检查各部门做好文件材料的收集、整理、移交工作。

4.抓好档案室的管理和安全保密工作。

三、档案人员职责

1.负责对公司形成文件材料进行整理归档工作，并对各部门、基层单位的兼职档案员进行业务指导。

2.负责收集、整理和保管公司在各项工作中形成的全部档案，并做好提供利用工作。

3.严格执行档案工作管理规定和公司制定的档案管理各项制度，抓好落实。

4.按规定对公司的档案定期进行检查鉴定。

5.加强档案管理业务学习，不断提高自身素质。

6.负责对下属单位档案管理工作的检查和指导。

7.搞好档案库房的防盗、防火、防水、防潮、防尘、防虫、防高温、防强光，确保档案材料的保管与安全。

8.负责编制各门类档案总目录、分目录、专题索引和其它多种检索工具。

四、各部门、基层单位负责人职责：

1.督促本部门、单位有关人员按标准收集整理文件材料，保证档案材料的质量。

2.协助和督促本部门、单位兼职档案员（内勤）做好文件材料的及时清退和归档工作。

五、兼职档案员职责：

1.经常与档案室联系，在机关档案人员的指导下，开展有关本单位的档案业务工作。积极参加档案工作活动，执行好档案管理制度和保密制度。

2.负责对本部门、单位形成材料的收集、积累、确保齐全和归档质量。

3.负责对本部门、单位文件的签收、登记、传阅和催办工作。办理完毕的文件及时清退归档。

阅 档 室 规 则

一、阅档室内要保持安静，不得大声喧哗。

二、阅档室内禁止吸烟。

三、阅档室内不得一边查阅档案，一边喝茶或吃食物。

四、不准用手指蘸水或唾液来翻揭档案、资料。

五、不准在档案材料上圈点、勾划、涂改和加注。

六、不准擅自拆卷，将文件材料取出。

七、不准擅自抄录和复制与利用目的无关的档案材料。

八、不准损毁和污染档案材料。

九、阅档完毕应将档案材料如数交还，不准私自带走，管理人员应严格检查、核对，注销。

十、如违反本规则的轻则教育，作出公开或书面检查；重则按《中华人民共和国档案法》第二十四条规定处理。

档 案 利 用 制 度

一、本单位档案人员应熟悉所藏档案情况，了解单位各项工作对利用档案需要，积极主动地做好提供利用工作。

二、本单位档案室应编制必要的检索工具，并根据利用工作的需要编写全宗介绍、组织沿革、大事记、基础数字汇编、专题文件汇编等汇编资料。

三、凡到本单位档案室查阅档案，都应按规定办理查阅手续，并在阅档室阅档。外单位人员查阅档案时，需出具单位证明，经领导同意。

四、凡经批准查阅的档案，如需摘抄、复制（印），须经档案人员审核，确认无误后加盖证明印章方能生效。

五、做好档案利用反馈工作。在向查阅者提供档案的同时，应根据需要附一张《档案利用效果登记表》，查阅工作结束后，由查阅者如实填写，及时交档案室备查。